見積書や提案書を社外に送る直前、こんな不安がよぎることがあります。
こうした確認を1ファイルずつ、アプリを開き直して行うのは手間がかかります。しかも社外共有前のファイルは、PDF・Word・Excel・PowerPoint・ZIPが混ざって出てくることが多く、形式ごとに違うアプリを開き直す必要が出てきます。
PDF・Word・Excel・PowerPoint・ZIPをまとめて画面に放り込むと、パソコンの中だけで内容を確認し、隠れた情報として気になる箇所を候補として一覧表示します。「これは秘密の情報だ」と断定するのではなく、確度が「高い」「中くらい」で示され、人が最終確認すべき候補として提示される形です。原本のファイルは1バイトも書き換わりません。
実際にお使いいただくには、多少パソコンの操作に慣れた方か、社内外の詳しい方に用意してもらう必要があります。一度セットアップすれば、あとは普段の作業の中で使えます。
セットアップ後は、ブラウザの画面を開いて、確認したいファイルを枠に最大5ファイル(無料版の場合)ドラッグ&ドロップするだけです。通信は自分のパソコンの中だけで完結し、外部のサービスやクラウド、Officeソフト本体は不要です。
確認する項目は形式によって違います。
顧客名の確認には、あらかじめ用意した顧客名の一覧を差し替えて使えます。氏名を推測して当てる辞書は誤検出が多いため同梱していません。
無料版は確認機能を隠していません。1回の確認につき最大5ファイルまでで、確認できる項目・確度・場所・根拠の表示は購入版とまったく同じです。購入版でできるのは、確認結果をブラウザで開ける1枚の資料として書き出すことだけです。無料版で書き出しを指定すると、エラーで止まりファイルは作られません。
まずは無料版で自分のファイルを実際にドロップし、どこまで確認できるか試すことができます。
Microsoft Officeをお使いで、単発の確認で十分なら「ドキュメント検査」で足ります。 Word・Excel・PowerPointに標準で入っている機能で、コメント・非表示情報・文書情報を確認し、その場で削除までできます。形式ごとの確認の細かさでは、Office本体のほうが優れている場合もあります。この道具がOffice本体より完全だと主張しているわけではありません。
違いは、Office本体の確認が1ファイル・1アプリずつの操作であることと、PDF・ZIPが対象外であることです。この道具はPDF・Word・Excel・PowerPoint・ZIPをまとめてドロップし、形式をまたいだ1枚の確認資料として残せます。Office本体の確認と併用することをおすすめします。
ブラウザだけで完結する無料の閲覧ツール(MetadataKit・checkmetadata.com等)もあり、文書情報の閲覧だけならこれで足ります。違いは、これらは文書情報の閲覧が中心で、Excelの非表示シートやOfficeのコメント、PDFの黒塗り注釈の下の残存文字といった、構造の奥にある項目までは踏み込みません。
以下に当てはまる方には、この道具は向きません。
単品買い切り12,800円で、BOOTHで販売されています。月額・従量課金・ライセンスキー・オンライン認証はありません。無料版(leak-scan-free-1.0.0.zip)は別ページで配布されています。
確認結果自体が機密になりうるため、確認資料は共有フォルダなど管理された1か所を指定し、不要になったら削除することをおすすめします。
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