月50枚以上の仕入請求書を、経理の複数の担当者や部署で手分けして処理している。会計用の一覧表や振込用の一覧表を作る直前になって、「この請求、先月も払っていないか」と不安になる。取引先名の書き方が担当者によってバラバラで(「株式会社サンプル商事」と書く人もいれば「サンプル商事(株)」と書く人もいる)、表計算ソフトの重複チェックでは同じ取引先として拾えない。家賃やサブスクのように毎月同じ金額を払う取引が、重複チェックのたびに引っかかって、本当に見るべき行が埋もれてしまう——こうした心当たりがある方に向けた道具です。
複数月・複数の担当者が作った仕入請求書の一覧表を1つにまとめ、取引先名の書き方が多少違っていても同じ取引先として扱ったうえで、金額と取引先が一致する重複払いの疑いを検出します。請求書番号そのものが重複して登録されている組は「確実」、取引先・金額が同じで請求日が近い組は「疑い」として、理由付きで一覧に出します。
家賃やサブスクのように毎月同じ取引先に同じ金額を払う取引は、過去の請求の間隔から規則性を判断し、重複の警告からあらかじめ外します。ただし、その取引先に同じ月にもう一度同額の請求が来た場合(本当の二重登録)は、家賃であっても見逃しません。
一度「これは重複ではない」と確認した組は記録され、次の月にまた同じ組が引っかかることはありません。取引先名や日付、担当者が多少変わっても、請求の中身が同じであれば同じ組として認識します。
実際にお使いいただくには、多少パソコンの操作に慣れた方か、社内外の詳しい方に用意してもらう必要があります。一度セットアップすれば、あとは月次の締め作業の中で使えます。簡単な画面から操作する方法も用意されていますが、必要な部品が整っていない環境では、代わりの操作方法が案内されて終了します。複数のファイルをまとめて渡すこともできます。
処理が終わると、指定した場所に、Excelでそのまま開ける一覧表が3つ出来上がります。「重複疑いリスト」(重複の疑いがある組)、「定期支払一覧」(家賃・サブスクなど、規則的な支払いと判断して警告から外した組)、「除外済み一覧」(過去に「重複ではない」と確認済みの組)です。振込用の一覧表そのものは作りません。普段お使いの経理システムで振込用の一覧表を作る前に、この道具で重複がないかを確認する、という使い方を想定しています。
一覧表はどこへも送りません。会計システムにも接続せず、パソコンの中だけで処理します。追加のソフトは特に必要ありません。
なお、実在の請求書データでの検証は行っておらず、検証にはこの製品を作るために用意した合成データを使っています。WindowsとmacOSでも動作は未検証です。購入前に無料版でご自身の一覧をご確認ください。
無料版は0円で配布しており、一度に2ファイル・80行まで処理できます。読み取り、取引先名の照合、重複検出、定期支払いの判断、除外の記録は購入版とまったく同じで、機能は1つも隠していません。違うのは量だけです。上限に当たったときは、何件あったかを表示して止まり、黙って途中まで処理して結果を出すことはありません。
購入前に、必ず無料版で自分の一覧を流すことをおすすめします。会計システムやExcel台帳の列の書き方は会社によってさまざまで、必要な列(取引先名・金額・請求日)が対応する形になっていない場合はこの製品では読めません。列が足りないときは「どの列が無いか」と「その一覧に実際にあった列」を表示して止まります。
いちばん身近な代替は、Excelの「重複の削除」機能や条件付き書式です。無料で、まったく同じ書き方の重複であれば数分で見つかります。取引先名の書き方が完全にそろっている職場であれば、それで十分です。
もう1つ、OpenRefineという無料の表データ整理ソフトがあります。「クラスタリング」という機能で、書き方の違う値をグループにまとめる手助けをしてくれる、実在する本格的なツールです。この機能自体はとても優秀です。ただし、グループにまとめたあとに「どの組が金額・取引先・日付の面で重複の疑いがあるか」を自動で判定する機能はありません。まとめる作業のあとに、重複を探す作業がもう一段必要になります。
この製品との違いは3点です。
1. 取引先名の書き方の違い(全角・半角、「株式会社」の位置など)を吸収したうえで、重複そのものを自動で判定します。 Excelは完全に同じ書き方でないと拾えず、OpenRefineは書き方をそろえるところまでしかしません。
2. 家賃・サブスクのような毎月同額の支払いを、過去の請求の間隔から見分けます。 どちらのツールにもこの機能はなく、条件付き書式で色分けすると、家賃の行が毎月光り続けて本当に見るべき行が埋もれてしまいます。
3. 一度「重複ではない」と確認した組を覚えていて、次の月には警告しません。 同じ取引先ペアが正当な理由で毎月同額になる場合(別部署に個別の契約が2件あるなど)、この記録が無いと毎月同じ確認をやり直すことになります。
会計ソフトへの自動連携や、申請から承認までのワークフロー管理、請求書PDFの読み込み、重複行の自動削除はしません。検出して知らせるだけで、最終的な判断は必ず人が行います。
単品買い切り14,940円です。BOOTHで販売しています。無料版は別の0円商品として配布されており、まずそちらでご自身の一覧が読めるか確認できます。ライセンスキーもオンライン認証もありません。展開すればそのまま動き、起動時にサーバーへ問い合わせることもありません。買うと外れるのは2ファイル・80行という量の上限だけです。
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