社内の研修修了証や、会員・取引先向けの申込書。長年使っているPDFの様式があるのに、対象者が増えるたびに1件ずつ手で名前や日付を打ち込んで、PDFとして保存し直す——という作業をしていないでしょうか。数件ならまだしも、数十件、数百件になると、単純作業なのに丸一日仕事になってしまいます。
しかも1件ずつ手作業で作っていると、名前が枠からはみ出していないか、日付を打ち間違えていないかを、最後にもう一度全部見直す必要も出てきます。件数が多いほど、この確認自体が負担です。かといって、今の様式をWordに作り直すのも気が引ける——長年使ってきたPDFのレイアウトを崩したくない、という方も多いと思います。
今お使いのPDFの様式はそのまま変えずに、Excelまたは表計算ソフトで作った名簿を渡すと、名簿の行数ぶんの個別PDFが自動でできあがります。氏名や日付などをどこに差し込むかは、あらかじめ1回だけ「対応表」という設定で決めておきます。設定さえ済ませておけば、次からは名簿を渡すだけで済みます。
差し込んだ文字が用紙の枠からはみ出していないかも、作成のたびに自動でチェックされ、一覧表として出力されます。「この人の名前だけ枠からはみ出していないか、目で全部確認する」という作業から解放されます。また、あとから1件だけ内容の間違いに気づいたときは、名簿全体を作り直さなくても、その1件だけを指定して作り直すこともできます。
これはパソコンの画面をクリックして使うソフトではなく、コマンドを入力して動かす道具です。実際にお使いいただくには、多少パソコンの操作に慣れた方か、社内外の詳しい方にセットアップしてもらう必要があります。一度、どのPDFのどこに、名簿のどの項目を差し込むかという設定を作ってしまえば、あとは総務担当の方が名簿ファイルを用意して実行するだけで使えます。
ご購入前に、無料版でご自身の様式・名簿を使って一度試してみることをおすすめします。
無料版でも機能は隠していません。制限しているのは量だけです。一度に処理できる名簿は5行までという制限があり、それ以外——差し込みの正確さやはみ出しの確認機能——には制限がありません。あとから1件だけを直したいときに使う「1行だけ処理する」機能は、この5行の制限の対象外なので、大きな名簿からでも1件ずつであれば無料版のまま確認できます。
上限を超える名簿を一度に渡すと、名簿が何行あったかを表示したうえで、PDFを1件も作らずに処理が止まります。黙って一部だけ処理したり、理由を言わずに失敗したりはしません。
サンプルとして、入力欄がある修了証の様式と、入力欄のない申込書の様式の2種類、それぞれに対応する名簿5件と、そこから実際に作ったPDFが同梱されています。名前がわざと長い1件を混ぜてあり、実行するとはみ出しの検出が実際に動くところを確認できます。無料版の上限(5件)を試すための8件分のサンプルデータも入っており、試してみると実際に処理が止まり、何件多かったかが表示されます。
これは今あるPDFの様式に文字を差し込むための道具であり、様式そのものの見た目(枠線やラベルの位置、デザイン)を作ったり編集したりする機能はありません。様式のPDF自体は、あらかじめご用意ください。
対応していない差し込み先もあります。画像を貼り付ける欄、署名欄、チェックボックスやラジオボタンへの差し込みはできません。文字を入力する欄への差し込みだけに対応しています。Excelの数式や条件付き書式、マクロは評価されず、最後に保存された時点の値だけを読み取ります。画像やロゴ、バーコード・QRコードの生成、PDFへのパスワード設定や電子署名、メール送信や印刷、クラウドサービスとの連携も行いません。
生成したPDFの中の日本語文字は、PDFの規格で決まっている標準的な日本語フォントの名前を指定して表示しており、フォントそのものはPDFファイルの中に含めていません。そのため、実際にどのフォントで表示されるかは、開いて見るソフトの日本語フォント対応によって多少変わることがあります。
単品買い切り 12,800円です。BOOTHで販売しています。月額料金、従量課金、ライセンスキー、オンライン認証、コピー防止の仕組みはありません。件数の上限はプログラムの中に書かれた数値にすぎず、技術的には外せてしまいます。それでも購入をお願いしているのは、対価としていただいているのが「動かす権利」そのものではなく、今後の更新や問い合わせ対応だからです。
購入いただいた方と同じ事業者の中であれば、台数の制限なく使えますし、作成した個別PDFを商用で使ったり、外部に提出・共有したりするのも自由です。制限されているのは、ソフトウェア本体を再配布したり転売したりすることだけです。
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